Pol铆ticas y Procedimientos para la Protecci贸n de Datos Personales de la Fundaci贸n Casa de Colombia
Con el prop贸sito de cumplir con la Ley 1581 de 2012, que busca desarrollar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la informaci贸n que se haya recopilado sobre ellas en bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento, as铆 como los derechos, libertades y garant铆as establecidos en el art铆culo 15 de la Constituci贸n Pol铆tica de 1991, y el derecho a la informaci贸n consagrado en el art铆culo 20 de la misma norma; y en conformidad con el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y dem谩s normas que modifiquen, adicionen o sustituyan estos decretos, que regulan la protecci贸n de datos personales y establecen las garant铆as legales para su adecuado tratamiento en Colombia, la Fundaci贸n Casa de Colombia (en adelante, 芦la Fundaci贸n禄), una entidad sin 谩nimo de lucro, adopta la presente pol铆tica para el tratamiento de datos personales. Esta pol铆tica se aplica a todas las personas con las cuales la Fundaci贸n establezca relaciones de car谩cter legal, laboral, comercial, contractual, extracontractual o de cualquier otra 铆ndole.
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Definiciones
Para garantizar una mejor comprensi贸n de la presente pol铆tica de tratamiento de datos personales, la Fundaci贸n Casa de Colombia se acoge a las siguientes definiciones, en conformidad con la normativa vigente en Colombia:
Autorizaci贸n:
Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular de los datos personales a la Fundaci贸n Casa de Colombia para llevar a cabo el tratamiento de sus datos, conforme a las finalidades establecidas en esta pol铆tica. Este consentimiento puede ser otorgado por medios f铆sicos, electr贸nicos o a trav茅s de cualquier tecnolog铆a disponible que permita la recolecci贸n de dicha autorizaci贸n de manera verificable.
Aviso de Privacidad:
Es la comunicaci贸n verbal, escrita o electr贸nica que la Fundaci贸n dirige al Titular de los datos personales para informarle sobre la existencia de esta pol铆tica de tratamiento de datos, las finalidades del tratamiento, la forma de acceder a las pol铆ticas de manejo de la informaci贸n, y los derechos del Titular respecto a sus datos personales. Este aviso puede ser emitido de manera f铆sica, digital o a trav茅s de plataformas de recolecci贸n de datos en eventos o actividades de la Fundaci贸n.
Base de Datos:
Es el conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento por parte de la Fundaci贸n Casa de Colombia, el cual puede estar almacenado en sistemas f铆sicos o electr贸nicos. Esta base de datos puede incluir informaci贸n de donantes, beneficiarios, empleados, voluntarios y otras personas naturales que interact煤an con la Fundaci贸n.
Dato Personal:
Cualquier informaci贸n que pueda asociarse o vincularse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales incluyen, pero no se limitan a: nombres, apellidos, direcciones de correo electr贸nico, n煤meros de identificaci贸n, n煤meros de contacto, entre otros.
Dato P煤blico:
Es aquella informaci贸n que no est谩 clasificada como dato privado, semiprivado o sensible, y que est谩 disponible al p煤blico en general sin restricciones. Ejemplos de datos p煤blicos incluyen la informaci贸n sobre el estado civil de una persona, su profesi贸n u oficio, su calidad de comerciante o servidor p煤blico, y datos que se encuentran en registros p煤blicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales no sujetas a reserva.
Datos Sensibles:
Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo tratamiento indebido puede generar discriminaci贸n. Estos incluyen informaci贸n que revele el origen racial o 茅tnico, la orientaci贸n pol铆tica, las convicciones religiosas o filos贸ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud f铆sica o mental, la vida sexual, y los datos biom茅tricos (tales como huellas dactilares, im谩genes faciales, entre otros).
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Fundaci贸n Casa de Colombia (quien act煤a como Responsable del Tratamiento). Este encargado puede actuar bajo los lineamientos establecidos por la Fundaci贸n y dentro de los l铆mites de la autorizaci贸n otorgada por el Titular.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que decide sobre la recolecci贸n y el tratamiento de los datos personales. En este caso, la Fundaci贸n Casa de Colombia es la responsable de definir las finalidades y el uso de la informaci贸n personal, y de garantizar que el tratamiento se ajuste a las disposiciones legales.
Titular:
Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de la Fundaci贸n. Los Titulares pueden incluir donantes, beneficiarios, empleados, voluntarios, contratistas y cualquier otra persona que brinde su informaci贸n personal en el marco de las actividades de la Fundaci贸n.
Transferencia de Datos:
Es el proceso mediante el cual la Fundaci贸n Casa de Colombia, como Responsable o Encargada del Tratamiento, env铆a datos personales a un tercero, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano, quien a su vez se convierte en responsable del tratamiento de dichos datos. La transferencia de datos debe cumplir con las disposiciones de la legislaci贸n colombiana y puede ocurrir en situaciones donde existan acuerdos de cooperaci贸n o alianzas con entidades externas.
Transmisi贸n de Datos:
Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicaci贸n de los mismos entre el Responsable y el Encargado del Tratamiento, con el objetivo de que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable. Esta transmisi贸n puede darse dentro o fuera del territorio colombiano y debe estar enmarcada dentro de las finalidades previamente autorizadas por el Titular.
Tratamiento:
Es cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones que la Fundaci贸n Casa de Colombia realiza sobre los datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n, transmisi贸n, transferencia o supresi贸n. El tratamiento de los datos personales siempre estar谩 enmarcado en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulaci贸n restringida, confidencialidad y seguridad.
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Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretaci贸n y aplicaci贸n de la Ley de Protecci贸n de Datos Personales en Colombia, la Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a los siguientes principios, los cuales est谩n alineados con la normativa vigente y gu铆an todas las acciones de la Fundaci贸n en esta materia:
Legalidad:
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada, y debe realizarse conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y dem谩s normativas aplicables. La Fundaci贸n Casa de Colombia garantiza que el tratamiento de los datos personales se llevar谩 a cabo bajo el marco legal, respetando los derechos fundamentales de los Titulares y cumpliendo con las disposiciones de protecci贸n de datos vigentes. Cualquier proceso o actividad relacionada con el tratamiento de datos estar谩 alineada con la legislaci贸n aplicable.
Finalidad:
El tratamiento de los datos personales realizado por la Fundaci贸n Casa de Colombia debe obedecer a una finalidad leg铆tima, determinada y acorde con la Constituci贸n y la Ley. Esta finalidad ser谩 informada al Titular de manera clara, precisa y previa a la recolecci贸n de sus datos. Las finalidades del tratamiento incluyen, pero no se limitan a, la gesti贸n de donaciones, la administraci贸n de beneficiarios de los programas de salud y las comunicaciones con los aliados y colaboradores. En ning煤n caso, se utilizar谩n los datos para fines diferentes a los informados, sin que medie nueva autorizaci贸n.
Limitaci贸n Temporal del Tratamiento de Datos:
Los datos personales solo ser谩n tratados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez cumplida dicha finalidad, la Fundaci贸n Casa de Colombia proceder谩 a la supresi贸n de los datos personales de conformidad con la Ley, salvo que exista una obligaci贸n legal o contractual que requiera su conservaci贸n. En todo caso, la Fundaci贸n tomar谩 las medidas necesarias para garantizar que el tratamiento de los datos personales est茅 sujeto a un uso temporal razonable, sin exceder los plazos requeridos.
Libertad:
El tratamiento de los datos personales solo se llevar谩 a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. La Fundaci贸n Casa de Colombia se asegurar谩 de obtener esta autorizaci贸n antes de recolectar, usar, transmitir o transferir los datos. En ning煤n caso se recolectar谩n o divulgar谩n datos personales sin la autorizaci贸n del Titular, salvo en los casos previstos por la Ley o en virtud de mandato legal o judicial. El consentimiento puede ser revocado en cualquier momento por el Titular.
Veracidad o Calidad:
Los datos personales que sean objeto de tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a adoptar medidas para verificar la exactitud de los datos proporcionados y evitar el tratamiento de informaci贸n que sea parcial, inexacta, incompleta o que pueda inducir a error. El Titular tiene derecho a solicitar la actualizaci贸n, rectificaci贸n o eliminaci贸n de los datos que considere incorrectos.
Transparencia:
En cualquier momento, la Fundaci贸n Casa de Colombia garantizar谩 el derecho del Titular a acceder a la informaci贸n relativa al tratamiento de sus datos personales. El Titular puede solicitar informaci贸n sobre la existencia de datos que le conciernen y el Responsable del Tratamiento estar谩 obligado a proporcionar dicha informaci贸n de manera clara y sin restricciones, cumpliendo con los principios de transparencia y buen manejo de la informaci贸n.
Acceso y Circulaci贸n Restringida:
El tratamiento de los datos personales se realizar谩 dentro de los l铆mites establecidos por la Ley y en funci贸n de la naturaleza de los datos. La Fundaci贸n Casa de Colombia asegura que los datos solo ser谩n accesibles por aquellas personas autorizadas y por las entidades que est茅n legalmente habilitadas. La Fundaci贸n implementar谩 medidas de seguridad y control para garantizar que los datos no est茅n disponibles en medios masivos de comunicaci贸n como internet, a menos que sean datos de naturaleza p煤blica o cuando el acceso est茅 limitado a los Titulares o a terceros autorizados.
Seguridad:
La Fundaci贸n Casa de Colombia adoptar谩 medidas t茅cnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger los datos personales frente a posibles riesgos como la adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluir谩n controles de acceso, cifrado de informaci贸n, y pol铆ticas de gesti贸n de la seguridad de la informaci贸n. La Fundaci贸n revisar谩 peri贸dicamente sus procedimientos de seguridad para asegurar la protecci贸n continua de los datos personales bajo su custodia.
Confidencialidad:
La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos personales que no tengan la naturaleza de datos p煤blicos. Todos los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a los datos personales est谩n obligados a mantener la confidencialidad de los mismos, incluso despu茅s de finalizada su relaci贸n con la Fundaci贸n. Los datos solo podr谩n ser divulgados cuando exista una autorizaci贸n expresa del Titular o cuando la Ley lo exija.
Datos Sensibles:
La Fundaci贸n Casa de Colombia evitar谩, en la medida de lo posible, la recolecci贸n de datos sensibles, aquellos que afecten la intimidad del Titular o que puedan generar discriminaci贸n. No obstante, en situaciones excepcionales donde sea estrictamente necesario recolectar datos sensibles (como informaci贸n sobre la salud de los beneficiarios), se advertir谩 al Titular que no est谩 obligado a proporcionar dichos datos, y se solicitar谩 una autorizaci贸n expl铆cita para su tratamiento, explicando claramente las finalidades para las cuales se utilizar谩n. La Fundaci贸n Casa de Colombia implementar谩 medidas adicionales de protecci贸n para asegurar la confidencialidad y el resguardo de estos datos, como su almacenamiento en sistemas de acceso restringido y con protecci贸n adicional.
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Deberes de la Fundaci贸n Casa de Colombia como Responsable del Tratamiento
La Fundaci贸n Casa de Colombia, en su rol de Responsable del Tratamiento de datos personales, asume los siguientes deberes, los cuales son esenciales para garantizar el respeto a los derechos de los Titulares de los datos y cumplir con las normativas vigentes en materia de protecci贸n de datos personales:
Garantizar el Derecho de H谩beas Data:
La Fundaci贸n Casa de Colombia garantiza al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data. Esto incluye el derecho de acceso, consulta, actualizaci贸n, rectificaci贸n y supresi贸n de los datos personales tratados por la Fundaci贸n, conforme a lo estipulado en la ley. Cualquier solicitud en relaci贸n con estos derechos ser谩 tramitada de manera oportuna, asegurando que el Titular pueda ejercer sus derechos sin restricciones injustificadas.
Conservaci贸n de la Autorizaci贸n del Titular:
La Fundaci贸n se compromete a solicitar y conservar, bajo las condiciones previstas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta autorizaci贸n ser谩 mantenida como prueba del consentimiento informado y ser谩 utilizada en caso de requerimientos legales o auditor铆as. La Fundaci贸n Casa de Colombia implementar谩 mecanismos para asegurar que dicha autorizaci贸n sea accesible cuando sea necesario.
Informaci贸n sobre la Finalidad del Tratamiento:
La Fundaci贸n informar谩 de manera clara, suficiente y previa al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n de sus datos personales, as铆 como sobre los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada. Esto incluye la explicaci贸n detallada del uso que se dar谩 a los datos, ya sea para la administraci贸n de donaciones, la gesti贸n de beneficiarios de los programas de salud o la comunicaci贸n con aliados, entre otros. Esta informaci贸n ser谩 proporcionada en lenguaje sencillo y comprensible para asegurar que el Titular pueda tomar una decisi贸n informada.
Conservaci贸n de la Informaci贸n bajo Condiciones de Seguridad:
La Fundaci贸n se compromete a conservar los datos personales bajo las medidas de seguridad necesarias para evitar su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas estar谩n alineadas con lo establecido en el manual interno para la protecci贸n de datos personales de la Fundaci贸n, y se revisar谩n peri贸dicamente para adaptarse a nuevas tecnolog铆as y mejores pr谩cticas en seguridad de la informaci贸n.
Veracidad de la Informaci贸n Suministrada al Encargado del Tratamiento:
En caso de que el tratamiento de datos personales sea realizado por un Encargado, la Fundaci贸n garantizar谩 que la informaci贸n proporcionada a dicho Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Esto permitir谩 que el Encargado realice el tratamiento adecuado de los datos y cumpla con los principios de calidad de la informaci贸n establecidos por la Ley.
Actualizaci贸n de la Informaci贸n:
La Fundaci贸n Casa de Colombia informar谩 de manera oportuna al Encargado del Tratamiento sobre cualquier novedad o actualizaci贸n respecto a los datos personales que previamente le haya suministrado. Adem谩s, adoptar谩 las medidas necesarias para asegurar que la informaci贸n entregada al Encargado se mantenga actualizada y precisa durante todo el ciclo de vida del tratamiento.
Rectificaci贸n de Datos Incorrectos:
La Fundaci贸n Casa de Colombia, como Responsable del Tratamiento, corregir谩 o rectificar谩 cualquier dato personal incorrecto o desactualizado, y lo comunicar谩 de manera oportuna al Encargado del Tratamiento para que este realice las correcciones correspondientes en sus sistemas. El proceso de rectificaci贸n se llevar谩 a cabo de manera diligente, garantizando que los datos tratados sean siempre exactos y confiables.
Suministro de Datos Previamente Autorizados:
La Fundaci贸n se compromete a suministrar al Encargado del Tratamiento 煤nicamente los datos cuyo tratamiento est茅 autorizado por el Titular, de conformidad con lo previsto en la pol铆tica de protecci贸n de datos y en la ley aplicable. En ning煤n caso se transferir谩n o transmitir谩n datos personales sin la autorizaci贸n debida o fuera de los t茅rminos legalmente permitidos.
Exigir Cumplimiento de Condiciones de Seguridad por parte del Encargado:
La Fundaci贸n exigir谩 al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales del Titular. Para ello, la Fundaci贸n realizar谩 auditor铆as peri贸dicas y mantendr谩 controles que aseguren el cumplimiento de las normativas y medidas de seguridad establecidas en los contratos o acuerdos con los Encargados del Tratamiento.
Tr谩mite de Consultas y Reclamos:
La Fundaci贸n Casa de Colombia tramitar谩 las consultas, solicitudes y reclamos formulados por los Titulares en los t茅rminos y plazos se帽alados en la Ley y en la presente pol铆tica de protecci贸n de datos. La Fundaci贸n garantizar谩 que estos tr谩mites sean atendidos de manera eficiente y oportuna, con el objetivo de dar una respuesta adecuada a los Titulares sobre el estado y tratamiento de sus datos personales.
Comunicaci贸n de Informaci贸n en Discusi贸n:
En caso de que alg煤n dato personal se encuentre en discusi贸n por parte del Titular, debido a una reclamaci贸n o solicitud de rectificaci贸n, la Fundaci贸n informar谩 de inmediato al Encargado del Tratamiento sobre la situaci贸n para que tome las medidas correspondientes y no utilice la informaci贸n mientras se resuelve la reclamaci贸n.
Informaci贸n al Titular sobre el Uso de sus Datos:
La Fundaci贸n Casa de Colombia proporcionar谩 al Titular, cuando este lo solicite, informaci贸n clara y detallada sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales. Esta informaci贸n ser谩 suministrada de manera oportuna y sin restricciones, en cumplimiento del principio de transparencia y en respeto a los derechos del Titular.
Reporte de Violaciones de Seguridad:
La Fundaci贸n Casa de Colombia informar谩 a la autoridad de protecci贸n de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) en caso de que se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad que pongan en riesgo la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares. La Fundaci贸n tomar谩 las medidas correctivas necesarias y cooperar谩 con las autoridades para mitigar los efectos de cualquier incidente de seguridad.
Cumplimiento de Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio:
La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relaci贸n con la protecci贸n de datos personales. La Fundaci贸n estar谩 atenta a cualquier actualizaci贸n normativa o requerimiento que emita esta autoridad y adoptar谩 las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Recolecci贸n de los Datos Personales
La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a garantizar que la recolecci贸n de datos personales se realice de manera que respete la privacidad de los Titulares y cumpla con las normativas vigentes. Los principios y pr谩cticas que gu铆an este proceso son los siguientes:
Limitaci贸n en la Recolecci贸n:
La Fundaci贸n se limitar谩 a recolectar 煤nicamente aquellos datos personales que sean pertinentes, adecuados y necesarios para el prop贸sito espec铆fico para el cual se solicitan. La recolecci贸n de datos estar谩 dirigida exclusivamente a cumplir con las finalidades previstas y no se recoger谩 informaci贸n innecesaria o excesiva.
Recolecci贸n Directa del Titular:
Los datos personales podr谩n ser recolectados directamente del Titular a trav茅s de formularios, encuestas, entrevistas u otros medios que faciliten la recopilaci贸n de informaci贸n de forma directa. En todo momento, la Fundaci贸n garantizar谩 que el Titular est茅 plenamente informado sobre la finalidad de la recolecci贸n y cuente con el consentimiento necesario para el tratamiento de sus datos.
Recolecci贸n a Trav茅s de Terceros Autorizados:
La Fundaci贸n podr谩 recolectar datos personales a trav茅s de terceros que hayan sido autorizados por el Titular para suministrar dicha informaci贸n. En estos casos, la Fundaci贸n se asegurar谩 de que el tercero autorizado cumpla con todas las obligaciones relacionadas con la protecci贸n de datos personales y que se haya obtenido el consentimiento del Titular para la transmisi贸n de la informaci贸n.
Recolecci贸n de Fuentes de Acceso P煤blico:
Tambi茅n se podr谩 recolectar informaci贸n personal de fuentes de acceso p煤blico, siempre que dicha informaci贸n sea relevante y adecuada para el prop贸sito del tratamiento. La Fundaci贸n verificar谩 que el uso de esta informaci贸n est茅 en conformidad con las leyes y regulaciones vigentes y que no se infrinjan los derechos de privacidad de los Titulares.
Transparencia y Consentimiento:
En cada caso de recolecci贸n de datos, la Fundaci贸n garantizar谩 que el Titular est茅 informado sobre la naturaleza de la informaci贸n que se est谩 recolectando, la finalidad de su recolecci贸n, y sus derechos respecto a la protecci贸n de sus datos personales. Se obtendr谩 el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para la recolecci贸n de sus datos, salvo que exista una base legal que permita la recolecci贸n sin consentimiento.
Protecci贸n de la Informaci贸n:
La Fundaci贸n implementar谩 medidas adecuadas para proteger los datos personales durante el proceso de recolecci贸n, asegurando que se mantengan seguros y confidenciales. Esto incluye la adopci贸n de medidas t茅cnicas y organizativas que eviten el acceso no autorizado, la p茅rdida o la alteraci贸n de los datos.
Revisi贸n Peri贸dica:
La Fundaci贸n revisar谩 peri贸dicamente sus pr谩cticas de recolecci贸n de datos para asegurarse de que se mantengan alineadas con los principios de minimizaci贸n de datos y los objetivos del tratamiento. Se ajustar谩n las pr谩cticas conforme a las necesidades cambiantes y a los requisitos legales y regulatorios aplicables.
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Prop贸sito de Recolecci贸n de Datos Personales
La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a recolectar y almacenar datos personales 煤nicamente para los fines establecidos a continuaci贸n. Todos los prop贸sitos ser谩n comunicados claramente al Titular en el momento de la recolecci贸n de la informaci贸n:
An谩lisis de Viabilidad y Gesti贸n de Donaciones:
- Evaluar la viabilidad de donaciones y ayudas para los posibles beneficiarios, ya sean personas naturales o jur铆dicas.
- Entregar las donaciones y otorgar cr茅ditos para emprendimientos.
- Realizar un seguimiento del impacto social generado por las donaciones.
- Elaborar estad铆sticas internas y de impacto social.
- Realizar estudios sobre comunidades o individuos en situaci贸n de vulnerabilidad para identificar necesidades y oportunidades de apoyo.
Cumplimiento de Obligaciones Legales y Estatutarias:
- Atender y cumplir con todas las obligaciones legales, reglamentarias y estatutarias relacionadas con el funcionamiento de la Fundaci贸n y el tratamiento de datos personales.
Vinculaci贸n y Gesti贸n de Personal:
- Reclutar y gestionar el personal de la Fundaci贸n.
- Cumplir con las obligaciones legales como empleador, incluyendo la gesti贸n de personal, el pago de n贸mina, el pago de prestaciones sociales, y la prevenci贸n de riesgos laborales.
Gesti贸n Administrativa, Contable y Financiera:
- Realizar la gesti贸n administrativa, contable, fiscal y financiera de la Fundaci贸n, que incluye la gesti贸n de cobros y pagos, facturaci贸n, gesti贸n de proveedores, gesti贸n de benefactores y beneficiarios, gesti贸n de inversiones, y la preparaci贸n de informes para las autoridades fiscales.
Procesos de Salud:
- Recolectar y procesar datos personales relacionados con la salud de los beneficiarios para la prestaci贸n de servicios m茅dicos y tratamientos en el marco de las Jornadas especializadas organizadas por la Fundaci贸n.
- Realizar estudios m茅dicos, diagn贸sticos y seguimientos necesarios para brindar atenci贸n adecuada a los ni帽os y familias atendidas.
- Asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos de salud recolectados y utilizados en los procesos de diagn贸stico y tratamiento.
Transferencia y Transmisi贸n de Datos:
- Transferir datos personales a autoridades competentes en cumplimiento con requisitos legales o mandatos judiciales.
- Transmitir datos personales a terceros contratados por la Fundaci贸n para realizar tratamientos espec铆ficos de datos personales, siempre que dichos terceros cumplan con las normativas vigentes y con las pol铆ticas de protecci贸n de datos establecidas por la Fundaci贸n.
Atenci贸n de Quejas y Reclamaciones:
- Gestionar y atender quejas y reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, garantizando que se manejen de acuerdo con las disposiciones legales y las pol铆ticas de la Fundaci贸n.
Par谩grafo: La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a no comercializar sus bases de datos ni a ponerlas a disposici贸n de terceros para su beneficio. La informaci贸n personal ser谩 utilizada 煤nicamente para los fines especificados y no se compartir谩 con terceros sin la autorizaci贸n expresa del Titular, salvo en los casos en que la ley lo requiera.
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Autorizaci贸n del Titular
La Fundaci贸n Casa de Colombia recolectar谩 datos personales 煤nicamente con la autorizaci贸n expresa del Titular de la informaci贸n. En el momento de solicitar esta autorizaci贸n, la Fundaci贸n se compromete a informar al Titular de manera clara y expresa sobre los siguientes aspectos:
Datos Personales Recolectados:
- Los datos personales espec铆ficos que ser谩n recolectados.
Finalidades del Tratamiento:
- Todas las finalidades espec铆ficas para las cuales se est谩 obteniendo la informaci贸n y el consentimiento del Titular. Esto incluye explicar detalladamente el uso previsto de los datos en relaci贸n con los servicios y actividades de la Fundaci贸n.
Tratamiento de Datos:
- El tratamiento al cual ser谩n sometidos los datos personales, incluyendo las operaciones que se realizar谩n sobre los mismos, como recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.
Pol铆ticas de Protecci贸n de Datos:
- La existencia de las pol铆ticas de protecci贸n de datos personales de la Fundaci贸n y la forma de acceder a ellas. Esto asegura que el Titular pueda revisar y comprender c贸mo se gestionar谩n sus datos.
Derechos del Titular:
- Los derechos que le asisten al Titular en virtud de la legislaci贸n vigente sobre protecci贸n de datos personales. Estos derechos incluyen el acceso, rectificaci贸n, cancelaci贸n y oposici贸n al tratamiento de sus datos.
Mecanismos de Reclamaci贸n y Consulta:
- Los mecanismos disponibles para el Titular para presentar consultas o reclamaciones respecto al tratamiento de sus datos personales. Esto incluye la informaci贸n de contacto para atender dichas solicitudes.
Car谩cter Facultativo de Respuestas:
- El car谩cter facultativo de la respuesta a las preguntas que se le hagan al Titular, especialmente cuando se trate de datos sensibles o datos de ni帽os(as) y adolescentes. Se informar谩 al Titular que no est谩 obligado a proporcionar esta informaci贸n y que su negativa a hacerlo no afectar谩 la prestaci贸n de los servicios ofrecidos por la Fundaci贸n.
En caso de que la Fundaci贸n decida cambiar la finalidad para la cual se solicitaron los datos personales, se comunicar谩 previamente al Titular sobre el nuevo prop贸sito. Adem谩s, se obtendr谩 una nueva autorizaci贸n del Titular para el tratamiento de los datos de acuerdo con la nueva finalidad establecida.
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Modo de Obtener la Autorizaci贸n
La Fundaci贸n Casa de Colombia podr谩 utilizar los siguientes mecanismos para obtener la autorizaci贸n del Titular de los datos personales:
Por Escrito:
- La autorizaci贸n se podr谩 solicitar y obtener mediante un documento escrito, que puede ser en formato f铆sico o digital, que el Titular firmar谩 para confirmar su consentimiento.
De Forma Oral:
- La autorizaci贸n tambi茅n puede ser solicitada y obtenida de manera oral, siempre que se registre de manera adecuada para garantizar la prueba de dicha autorizaci贸n.
Mediante Conductas Inequ铆vocas:
- La Fundaci贸n podr谩 interpretar conductas inequ铆vocas del Titular como indicios de autorizaci贸n. Estas conductas deben ser claras y permitir concluir de forma razonable que el Titular ha otorgado su consentimiento para el tratamiento de sus datos.
Por Medios Electr贸nicos, Telef贸nicamente u Otros Medios:
- Se podr谩 obtener la autorizaci贸n a trav茅s de medios electr贸nicos, como formularios en l铆nea, correos electr贸nicos, o telef贸nicamente. La Fundaci贸n podr谩 utilizar cualquier otro medio que sea adecuado y que permita documentar el consentimiento del Titular.
Nota: En ning煤n caso, el silencio del Titular ser谩 interpretado por la Fundaci贸n como una autorizaci贸n para el tratamiento de sus datos personales.
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Prueba de la Autorizaci贸n
La Fundaci贸n Casa de Colombia se compromete a conservar una copia o prueba de la autorizaci贸n otorgada por el Titular de los datos personales. La prueba de la autorizaci贸n se mantendr谩 en cualquier medio que permita su consulta posterior, ya sea en formato f铆sico o digital, asegurando as铆 que se pueda verificar la existencia y validez del consentimiento en el futuro.
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Responsable de la Atenci贸n de Peticiones, Consultas y Reclamaciones
El 脕rea Administrativa ser谩 la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamaciones que los Titulares de datos presenten a la Fundaci贸n Casa de Colombia. Este equipo est谩 capacitado para gestionar y resolver cualquier solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales, asegurando que se cumpla con los derechos de los Titulares y con las pol铆ticas establecidas.
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Mecanismos de Consulta y Reclamaci贸n del Titular
El Titular de los datos personales podr谩 utilizar los siguientes mecanismos para consultar su informaci贸n, presentar solicitudes de supresi贸n de datos, revocar la autorizaci贸n otorgada, o solicitar la correcci贸n o actualizaci贸n de sus datos personales:
Correo Electr贸nico:
- Los Titulares pueden enviar un correo electr贸nico a: fundacioncasadecolombia@gmail.com con copia a comunicaciones.casaco@gmail.com
Tel茅fono:
- Tambi茅n pueden llamar al siguiente n煤mero telef贸nico: +57 310 5000516
Estos mecanismos est谩n disponibles para asegurar que los Titulares puedan ejercer sus derechos de manera efectiva y que la Fundaci贸n pueda gestionar adecuadamente todas las solicitudes relacionadas con la protecci贸n de datos personales.
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Personas Legalmente Autorizadas para Hacer Consultas o Reclamaciones
La Fundaci贸n Casa de Colombia atender谩 煤nicamente las consultas o reclamaciones sobre datos personales formuladas por personas autorizadas por la ley. En consecuencia, la Fundaci贸n dar谩 tr谩mite a las consultas o reclamaciones formuladas por las siguientes personas:
El Titular de los Datos Personales:
- Quien deber谩 acreditar su identidad de manera suficiente para demostrar que es el propietario de los datos en cuesti贸n.
Los Causahabientes del Titular:
- Personas que, por herencia u otro derecho legal, han asumido la titularidad de los datos. Deber谩n acreditar su calidad como causahabientes.
El Representante Legal y/o Apoderado del Titular:
- Quien deber谩 presentar la acreditaci贸n correspondiente de su representaci贸n o poder para actuar en nombre del Titular.
Por Estipulaci贸n a Favor de Otro o para Otro:
- Aquellas personas que est茅n facultadas para actuar en nombre del Titular por acuerdo espec铆fico, siempre que puedan demostrar esta facultad.
Las Personas que Representan los Derechos de Ni帽os, Ni帽as o Adolescentes:
- En caso de datos personales pertenecientes a menores de edad, las personas autorizadas para representar y proteger los derechos de ni帽os, ni帽as o adolescentes podr谩n hacer las consultas o reclamaciones correspondientes.
Estos requisitos aseguran que solo las personas con la debida autoridad o v铆nculo legal puedan acceder o gestionar datos personales, protegiendo as铆 la privacidad y seguridad de la informaci贸n.
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Tratamiento de Datos de Menores
La Fundaci贸n Casa de Colombia proceder谩 con la recolecci贸n y tratamiento de los datos personales de menores de edad bajo estrictas condiciones de protecci贸n y legalidad. Los datos de menores ser谩n recolectados 煤nicamente en las siguientes circunstancias:
Autorizaci贸n Expresa:
- La recolecci贸n de datos personales de menores de edad se realizar谩 solamente con la autorizaci贸n expresa de los padres en ejercicio de la patria potestad o de los tutores (representantes legales). Esta autorizaci贸n debe ser clara y espec铆fica para el prop贸sito del tratamiento de los datos.
Prop贸sitos Espec铆ficos:
- Los datos personales de menores ser谩n recolectados y tratados 煤nicamente para los siguientes fines:
- Otorgar Apoyo: Datos necesarios para la evaluaci贸n y asignaci贸n de cualquier tipo de apoyo en favor de los menores.
- Datos M茅dicos: Informaci贸n relacionada con la salud de los menores necesaria para el diagn贸stico, tratamiento y seguimiento m茅dico durante las jornadas de salud realizadas por la Fundaci贸n.
- Uso de Im谩genes: Las fotos y videos del menor pueden ser utilizados en Informes de Gesti贸n y presentaciones de la Fundaci贸n. Estos materiales pueden ser compartidos con los aliados de la Fundaci贸n y publicados en redes sociales para fines de divulgaci贸n y promoci贸n de las actividades y logros de la Fundaci贸n.
- Cumplimiento de Obligaciones Legales: Datos que se requieran para cumplir con las obligaciones legales vigentes.
- Los datos personales de menores ser谩n recolectados y tratados 煤nicamente para los siguientes fines:
La Fundaci贸n se compromete a garantizar que la recolecci贸n y el tratamiento de los datos de menores se realicen de acuerdo con las leyes aplicables y con las pol铆ticas de protecci贸n de datos de la Fundaci贸n, asegurando siempre la privacidad y seguridad de la informaci贸n.
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Casos en los Cuales la Fundaci贸n No Requiere Autorizaci贸n Para el Tratamiento de los Datos que tenga en Su Poder
La autorizaci贸n del Titular no ser谩 necesaria en las siguientes circunstancias:
Informaci贸n Requerida por Entidades P煤blicas o Administrativas:
- Cuando la informaci贸n sea solicitada por una entidad p煤blica o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
Datos de Naturaleza P煤blica:
- Informaci贸n que califique como datos de naturaleza p煤blica, es decir, aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles, y que puedan estar contenidos en registros p煤blicos, documentos p煤blicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales.
Casos de Urgencia M茅dica o Sanitaria:
- Tratamiento de datos personales necesario en situaciones de urgencia m茅dica o sanitaria para garantizar la salud y el bienestar de la persona.
Tratamiento para Fines Hist贸ricos, Estad铆sticos o Cient铆ficos:
- Informaci贸n utilizada para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos, siempre que se cumplan los requisitos legales para el tratamiento de estos datos.
Datos Relacionados con el Registro Civil:
- Datos que se encuentren en el Registro Civil de las personas, los cuales tienen un car谩cter p煤blico y su tratamiento est谩 regulado por la ley correspondiente.
La Fundaci贸n se asegurar谩 de que el tratamiento de datos en estos casos se realice conforme a la normativa vigente y con las medidas adecuadas para proteger la privacidad y la seguridad de la informaci贸n.
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Seguridad de la Informaci贸n y Medidas de Seguridad
En cumplimiento con el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Fundaci贸n Casa de Colombia adoptar谩 medidas razonables para proteger la informaci贸n personal. Estas medidas estar谩n orientadas a evitar la adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos.
La Fundaci贸n se compromete a:
- Adoptar Medidas Apropiadas: Implementar medidas t茅cnicas, humanas y administrativas para proteger la informaci贸n, ajustadas a los recursos disponibles y a las mejores pr谩cticas en seguridad de datos.
- Actualizar y Revisar: Revisar y actualizar peri贸dicamente las medidas de seguridad para adaptarse a nuevos riesgos y mejorar la protecci贸n de los datos.
- Compromiso con la Confidencialidad: Asegurar que el personal involucrado en el tratamiento de datos se comprometa con la confidencialidad y la protecci贸n de la informaci贸n.
La Fundaci贸n mantendr谩 un enfoque proactivo para proteger la informaci贸n personal en la medida de sus capacidades y conforme a los requerimientos legales aplicables.
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Ley, Jurisdicci贸n y Vigencia
La Fundaci贸n se compromete a cumplir con la legislaci贸n vigente en Colombia en materia de protecci贸n de datos personales. Esto incluye, pero no se limita a, las disposiciones establecidas en la Constituci贸n Pol铆tica de 1991 y las leyes y decretos relevantes en protecci贸n de datos, como la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La Fundaci贸n se regir谩 por las normativas colombianas aplicables y por cualquier otra disposici贸n que pueda ser promulgada o modificada en el futuro en relaci贸n con la protecci贸n de datos personales. En caso de conflicto o ambig眉edad en la interpretaci贸n de esta pol铆tica, se aplicar谩n las leyes colombianas pertinentes y la jurisdicci贸n competente ser谩 la de Colombia.
