Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de la Fundación Casa de Colombia
Con el propósito de cumplir con la Ley 1581 de 2012, que busca desarrollar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado sobre ellas en bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento, así como los derechos, libertades y garantías establecidos en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991, y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma norma; y en conformidad con el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan estos decretos, que regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales para su adecuado tratamiento en Colombia, la Fundación Casa de Colombia (en adelante, «la Fundación»), una entidad sin ánimo de lucro, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales. Esta política se aplica a todas las personas con las cuales la Fundación establezca relaciones de carácter legal, laboral, comercial, contractual, extracontractual o de cualquier otra índole.
Definiciones
Para garantizar una mejor comprensión de la presente política de tratamiento de datos personales, la Fundación Casa de Colombia se acoge a las siguientes definiciones, en conformidad con la normativa vigente en Colombia:
Autorización:
Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular de los datos personales a la Fundación Casa de Colombia para llevar a cabo el tratamiento de sus datos, conforme a las finalidades establecidas en esta política. Este consentimiento puede ser otorgado por medios físicos, electrónicos o a través de cualquier tecnología disponible que permita la recolección de dicha autorización de manera verificable.
Aviso de Privacidad:
Es la comunicación verbal, escrita o electrónica que la Fundación dirige al Titular de los datos personales para informarle sobre la existencia de esta política de tratamiento de datos, las finalidades del tratamiento, la forma de acceder a las políticas de manejo de la información, y los derechos del Titular respecto a sus datos personales. Este aviso puede ser emitido de manera física, digital o a través de plataformas de recolección de datos en eventos o actividades de la Fundación.
Base de Datos:
Es el conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento por parte de la Fundación Casa de Colombia, el cual puede estar almacenado en sistemas físicos o electrónicos. Esta base de datos puede incluir información de donantes, beneficiarios, empleados, voluntarios y otras personas naturales que interactúan con la Fundación.
Dato Personal:
Cualquier información que pueda asociarse o vincularse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales incluyen, pero no se limitan a: nombres, apellidos, direcciones de correo electrónico, números de identificación, números de contacto, entre otros.
Dato Público:
Es aquella información que no está clasificada como dato privado, semiprivado o sensible, y que está disponible al público en general sin restricciones. Ejemplos de datos públicos incluyen la información sobre el estado civil de una persona, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público, y datos que se encuentran en registros públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales no sujetas a reserva.
Datos Sensibles:
Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo tratamiento indebido puede generar discriminación. Estos incluyen información que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud física o mental, la vida sexual, y los datos biométricos (tales como huellas dactilares, imágenes faciales, entre otros).
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Fundación Casa de Colombia (quien actúa como Responsable del Tratamiento). Este encargado puede actuar bajo los lineamientos establecidos por la Fundación y dentro de los límites de la autorización otorgada por el Titular.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la recolección y el tratamiento de los datos personales. En este caso, la Fundación Casa de Colombia es la responsable de definir las finalidades y el uso de la información personal, y de garantizar que el tratamiento se ajuste a las disposiciones legales.
Titular:
Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de la Fundación. Los Titulares pueden incluir donantes, beneficiarios, empleados, voluntarios, contratistas y cualquier otra persona que brinde su información personal en el marco de las actividades de la Fundación.
Transferencia de Datos:
Es el proceso mediante el cual la Fundación Casa de Colombia, como Responsable o Encargada del Tratamiento, envía datos personales a un tercero, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano, quien a su vez se convierte en responsable del tratamiento de dichos datos. La transferencia de datos debe cumplir con las disposiciones de la legislación colombiana y puede ocurrir en situaciones donde existan acuerdos de cooperación o alianzas con entidades externas.
Transmisión de Datos:
Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos entre el Responsable y el Encargado del Tratamiento, con el objetivo de que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable. Esta transmisión puede darse dentro o fuera del territorio colombiano y debe estar enmarcada dentro de las finalidades previamente autorizadas por el Titular.
Tratamiento:
Es cualquier operación o conjunto de operaciones que la Fundación Casa de Colombia realiza sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión. El tratamiento de los datos personales siempre estará enmarcado en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia, la Fundación Casa de Colombia se compromete a garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a los siguientes principios, los cuales están alineados con la normativa vigente y guían todas las acciones de la Fundación en esta materia:
Legalidad:
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada, y debe realizarse conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables. La Fundación Casa de Colombia garantiza que el tratamiento de los datos personales se llevará a cabo bajo el marco legal, respetando los derechos fundamentales de los Titulares y cumpliendo con las disposiciones de protección de datos vigentes. Cualquier proceso o actividad relacionada con el tratamiento de datos estará alineada con la legislación aplicable.
Finalidad:
El tratamiento de los datos personales realizado por la Fundación Casa de Colombia debe obedecer a una finalidad legítima, determinada y acorde con la Constitución y la Ley. Esta finalidad será informada al Titular de manera clara, precisa y previa a la recolección de sus datos. Las finalidades del tratamiento incluyen, pero no se limitan a, la gestión de donaciones, la administración de beneficiarios de los programas de salud y las comunicaciones con los aliados y colaboradores. En ningún caso, se utilizarán los datos para fines diferentes a los informados, sin que medie nueva autorización.
Limitación Temporal del Tratamiento de Datos:
Los datos personales solo serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez cumplida dicha finalidad, la Fundación Casa de Colombia procederá a la supresión de los datos personales de conformidad con la Ley, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. En todo caso, la Fundación tomará las medidas necesarias para garantizar que el tratamiento de los datos personales esté sujeto a un uso temporal razonable, sin exceder los plazos requeridos.
Libertad:
El tratamiento de los datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. La Fundación Casa de Colombia se asegurará de obtener esta autorización antes de recolectar, usar, transmitir o transferir los datos. En ningún caso se recolectarán o divulgarán datos personales sin la autorización del Titular, salvo en los casos previstos por la Ley o en virtud de mandato legal o judicial. El consentimiento puede ser revocado en cualquier momento por el Titular.
Veracidad o Calidad:
Los datos personales que sean objeto de tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. La Fundación Casa de Colombia se compromete a adoptar medidas para verificar la exactitud de los datos proporcionados y evitar el tratamiento de información que sea parcial, inexacta, incompleta o que pueda inducir a error. El Titular tiene derecho a solicitar la actualización, rectificación o eliminación de los datos que considere incorrectos.
Transparencia:
En cualquier momento, la Fundación Casa de Colombia garantizará el derecho del Titular a acceder a la información relativa al tratamiento de sus datos personales. El Titular puede solicitar información sobre la existencia de datos que le conciernen y el Responsable del Tratamiento estará obligado a proporcionar dicha información de manera clara y sin restricciones, cumpliendo con los principios de transparencia y buen manejo de la información.
Acceso y Circulación Restringida:
El tratamiento de los datos personales se realizará dentro de los límites establecidos por la Ley y en función de la naturaleza de los datos. La Fundación Casa de Colombia asegura que los datos solo serán accesibles por aquellas personas autorizadas y por las entidades que estén legalmente habilitadas. La Fundación implementará medidas de seguridad y control para garantizar que los datos no estén disponibles en medios masivos de comunicación como internet, a menos que sean datos de naturaleza pública o cuando el acceso esté limitado a los Titulares o a terceros autorizados.
Seguridad:
La Fundación Casa de Colombia adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger los datos personales frente a posibles riesgos como la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluirán controles de acceso, cifrado de información, y políticas de gestión de la seguridad de la información. La Fundación revisará periódicamente sus procedimientos de seguridad para asegurar la protección continua de los datos personales bajo su custodia.
Confidencialidad:
La Fundación Casa de Colombia se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos. Todos los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a los datos personales están obligados a mantener la confidencialidad de los mismos, incluso después de finalizada su relación con la Fundación. Los datos solo podrán ser divulgados cuando exista una autorización expresa del Titular o cuando la Ley lo exija.
Datos Sensibles:
La Fundación Casa de Colombia evitará, en la medida de lo posible, la recolección de datos sensibles, aquellos que afecten la intimidad del Titular o que puedan generar discriminación. No obstante, en situaciones excepcionales donde sea estrictamente necesario recolectar datos sensibles (como información sobre la salud de los beneficiarios), se advertirá al Titular que no está obligado a proporcionar dichos datos, y se solicitará una autorización explícita para su tratamiento, explicando claramente las finalidades para las cuales se utilizarán. La Fundación Casa de Colombia implementará medidas adicionales de protección para asegurar la confidencialidad y el resguardo de estos datos, como su almacenamiento en sistemas de acceso restringido y con protección adicional.
Deberes de la Fundación Casa de Colombia como Responsable del Tratamiento
La Fundación Casa de Colombia, en su rol de Responsable del Tratamiento de datos personales, asume los siguientes deberes, los cuales son esenciales para garantizar el respeto a los derechos de los Titulares de los datos y cumplir con las normativas vigentes en materia de protección de datos personales:
Garantizar el Derecho de Hábeas Data:
La Fundación Casa de Colombia garantiza al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Esto incluye el derecho de acceso, consulta, actualización, rectificación y supresión de los datos personales tratados por la Fundación, conforme a lo estipulado en la ley. Cualquier solicitud en relación con estos derechos será tramitada de manera oportuna, asegurando que el Titular pueda ejercer sus derechos sin restricciones injustificadas.
Conservación de la Autorización del Titular:
La Fundación se compromete a solicitar y conservar, bajo las condiciones previstas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta autorización será mantenida como prueba del consentimiento informado y será utilizada en caso de requerimientos legales o auditorías. La Fundación Casa de Colombia implementará mecanismos para asegurar que dicha autorización sea accesible cuando sea necesario.
Información sobre la Finalidad del Tratamiento:
La Fundación informará de manera clara, suficiente y previa al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales, así como sobre los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Esto incluye la explicación detallada del uso que se dará a los datos, ya sea para la administración de donaciones, la gestión de beneficiarios de los programas de salud o la comunicación con aliados, entre otros. Esta información será proporcionada en lenguaje sencillo y comprensible para asegurar que el Titular pueda tomar una decisión informada.
Conservación de la Información bajo Condiciones de Seguridad:
La Fundación se compromete a conservar los datos personales bajo las medidas de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas estarán alineadas con lo establecido en el manual interno para la protección de datos personales de la Fundación, y se revisarán periódicamente para adaptarse a nuevas tecnologías y mejores prácticas en seguridad de la información.
Veracidad de la Información Suministrada al Encargado del Tratamiento:
En caso de que el tratamiento de datos personales sea realizado por un Encargado, la Fundación garantizará que la información proporcionada a dicho Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Esto permitirá que el Encargado realice el tratamiento adecuado de los datos y cumpla con los principios de calidad de la información establecidos por la Ley.
Actualización de la Información:
La Fundación Casa de Colombia informará de manera oportuna al Encargado del Tratamiento sobre cualquier novedad o actualización respecto a los datos personales que previamente le haya suministrado. Además, adoptará las medidas necesarias para asegurar que la información entregada al Encargado se mantenga actualizada y precisa durante todo el ciclo de vida del tratamiento.
Rectificación de Datos Incorrectos:
La Fundación Casa de Colombia, como Responsable del Tratamiento, corregirá o rectificará cualquier dato personal incorrecto o desactualizado, y lo comunicará de manera oportuna al Encargado del Tratamiento para que este realice las correcciones correspondientes en sus sistemas. El proceso de rectificación se llevará a cabo de manera diligente, garantizando que los datos tratados sean siempre exactos y confiables.
Suministro de Datos Previamente Autorizados:
La Fundación se compromete a suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos cuyo tratamiento esté autorizado por el Titular, de conformidad con lo previsto en la política de protección de datos y en la ley aplicable. En ningún caso se transferirán o transmitirán datos personales sin la autorización debida o fuera de los términos legalmente permitidos.
Exigir Cumplimiento de Condiciones de Seguridad por parte del Encargado:
La Fundación exigirá al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales del Titular. Para ello, la Fundación realizará auditorías periódicas y mantendrá controles que aseguren el cumplimiento de las normativas y medidas de seguridad establecidas en los contratos o acuerdos con los Encargados del Tratamiento.
Trámite de Consultas y Reclamos:
La Fundación Casa de Colombia tramitará las consultas, solicitudes y reclamos formulados por los Titulares en los términos y plazos señalados en la Ley y en la presente política de protección de datos. La Fundación garantizará que estos trámites sean atendidos de manera eficiente y oportuna, con el objetivo de dar una respuesta adecuada a los Titulares sobre el estado y tratamiento de sus datos personales.
Comunicación de Información en Discusión:
En caso de que algún dato personal se encuentre en discusión por parte del Titular, debido a una reclamación o solicitud de rectificación, la Fundación informará de inmediato al Encargado del Tratamiento sobre la situación para que tome las medidas correspondientes y no utilice la información mientras se resuelve la reclamación.
Información al Titular sobre el Uso de sus Datos:
La Fundación Casa de Colombia proporcionará al Titular, cuando este lo solicite, información clara y detallada sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales. Esta información será suministrada de manera oportuna y sin restricciones, en cumplimiento del principio de transparencia y en respeto a los derechos del Titular.
Reporte de Violaciones de Seguridad:
La Fundación Casa de Colombia informará a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) en caso de que se presenten violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la administración de la información de los Titulares. La Fundación tomará las medidas correctivas necesarias y cooperará con las autoridades para mitigar los efectos de cualquier incidente de seguridad.
Cumplimiento de Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio:
La Fundación Casa de Colombia se compromete a cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con la protección de datos personales. La Fundación estará atenta a cualquier actualización normativa o requerimiento que emita esta autoridad y adoptará las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Recolección de los Datos Personales
La Fundación Casa de Colombia se compromete a garantizar que la recolección de datos personales se realice de manera que respete la privacidad de los Titulares y cumpla con las normativas vigentes. Los principios y prácticas que guían este proceso son los siguientes:
Limitación en la Recolección:
La Fundación se limitará a recolectar únicamente aquellos datos personales que sean pertinentes, adecuados y necesarios para el propósito específico para el cual se solicitan. La recolección de datos estará dirigida exclusivamente a cumplir con las finalidades previstas y no se recogerá información innecesaria o excesiva.
Recolección Directa del Titular:
Los datos personales podrán ser recolectados directamente del Titular a través de formularios, encuestas, entrevistas u otros medios que faciliten la recopilación de información de forma directa. En todo momento, la Fundación garantizará que el Titular esté plenamente informado sobre la finalidad de la recolección y cuente con el consentimiento necesario para el tratamiento de sus datos.
Recolección a Través de Terceros Autorizados:
La Fundación podrá recolectar datos personales a través de terceros que hayan sido autorizados por el Titular para suministrar dicha información. En estos casos, la Fundación se asegurará de que el tercero autorizado cumpla con todas las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales y que se haya obtenido el consentimiento del Titular para la transmisión de la información.
Recolección de Fuentes de Acceso Público:
También se podrá recolectar información personal de fuentes de acceso público, siempre que dicha información sea relevante y adecuada para el propósito del tratamiento. La Fundación verificará que el uso de esta información esté en conformidad con las leyes y regulaciones vigentes y que no se infrinjan los derechos de privacidad de los Titulares.
Transparencia y Consentimiento:
En cada caso de recolección de datos, la Fundación garantizará que el Titular esté informado sobre la naturaleza de la información que se está recolectando, la finalidad de su recolección, y sus derechos respecto a la protección de sus datos personales. Se obtendrá el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para la recolección de sus datos, salvo que exista una base legal que permita la recolección sin consentimiento.
Protección de la Información:
La Fundación implementará medidas adecuadas para proteger los datos personales durante el proceso de recolección, asegurando que se mantengan seguros y confidenciales. Esto incluye la adopción de medidas técnicas y organizativas que eviten el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración de los datos.
Revisión Periódica:
La Fundación revisará periódicamente sus prácticas de recolección de datos para asegurarse de que se mantengan alineadas con los principios de minimización de datos y los objetivos del tratamiento. Se ajustarán las prácticas conforme a las necesidades cambiantes y a los requisitos legales y regulatorios aplicables.
Propósito de Recolección de Datos Personales
La Fundación Casa de Colombia se compromete a recolectar y almacenar datos personales únicamente para los fines establecidos a continuación. Todos los propósitos serán comunicados claramente al Titular en el momento de la recolección de la información:
Análisis de Viabilidad y Gestión de Donaciones:
- Evaluar la viabilidad de donaciones y ayudas para los posibles beneficiarios, ya sean personas naturales o jurídicas.
- Entregar las donaciones y otorgar créditos para emprendimientos.
- Realizar un seguimiento del impacto social generado por las donaciones.
- Elaborar estadísticas internas y de impacto social.
- Realizar estudios sobre comunidades o individuos en situación de vulnerabilidad para identificar necesidades y oportunidades de apoyo.
Cumplimiento de Obligaciones Legales y Estatutarias:
- Atender y cumplir con todas las obligaciones legales, reglamentarias y estatutarias relacionadas con el funcionamiento de la Fundación y el tratamiento de datos personales.
Vinculación y Gestión de Personal:
- Reclutar y gestionar el personal de la Fundación.
- Cumplir con las obligaciones legales como empleador, incluyendo la gestión de personal, el pago de nómina, el pago de prestaciones sociales, y la prevención de riesgos laborales.
Gestión Administrativa, Contable y Financiera:
- Realizar la gestión administrativa, contable, fiscal y financiera de la Fundación, que incluye la gestión de cobros y pagos, facturación, gestión de proveedores, gestión de benefactores y beneficiarios, gestión de inversiones, y la preparación de informes para las autoridades fiscales.
Procesos de Salud:
- Recolectar y procesar datos personales relacionados con la salud de los beneficiarios para la prestación de servicios médicos y tratamientos en el marco de las Jornadas especializadas organizadas por la Fundación.
- Realizar estudios médicos, diagnósticos y seguimientos necesarios para brindar atención adecuada a los niños y familias atendidas.
- Asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos de salud recolectados y utilizados en los procesos de diagnóstico y tratamiento.
Transferencia y Transmisión de Datos:
- Transferir datos personales a autoridades competentes en cumplimiento con requisitos legales o mandatos judiciales.
- Transmitir datos personales a terceros contratados por la Fundación para realizar tratamientos específicos de datos personales, siempre que dichos terceros cumplan con las normativas vigentes y con las políticas de protección de datos establecidas por la Fundación.
Atención de Quejas y Reclamaciones:
- Gestionar y atender quejas y reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, garantizando que se manejen de acuerdo con las disposiciones legales y las políticas de la Fundación.
Parágrafo: La Fundación Casa de Colombia se compromete a no comercializar sus bases de datos ni a ponerlas a disposición de terceros para su beneficio. La información personal será utilizada únicamente para los fines especificados y no se compartirá con terceros sin la autorización expresa del Titular, salvo en los casos en que la ley lo requiera.
Autorización del Titular
La Fundación Casa de Colombia recolectará datos personales únicamente con la autorización expresa del Titular de la información. En el momento de solicitar esta autorización, la Fundación se compromete a informar al Titular de manera clara y expresa sobre los siguientes aspectos:
Datos Personales Recolectados:
- Los datos personales específicos que serán recolectados.
Finalidades del Tratamiento:
- Todas las finalidades específicas para las cuales se está obteniendo la información y el consentimiento del Titular. Esto incluye explicar detalladamente el uso previsto de los datos en relación con los servicios y actividades de la Fundación.
Tratamiento de Datos:
- El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales, incluyendo las operaciones que se realizarán sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Políticas de Protección de Datos:
- La existencia de las políticas de protección de datos personales de la Fundación y la forma de acceder a ellas. Esto asegura que el Titular pueda revisar y comprender cómo se gestionarán sus datos.
Derechos del Titular:
- Los derechos que le asisten al Titular en virtud de la legislación vigente sobre protección de datos personales. Estos derechos incluyen el acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos.
Mecanismos de Reclamación y Consulta:
- Los mecanismos disponibles para el Titular para presentar consultas o reclamaciones respecto al tratamiento de sus datos personales. Esto incluye la información de contacto para atender dichas solicitudes.
Carácter Facultativo de Respuestas:
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se le hagan al Titular, especialmente cuando se trate de datos sensibles o datos de niños(as) y adolescentes. Se informará al Titular que no está obligado a proporcionar esta información y que su negativa a hacerlo no afectará la prestación de los servicios ofrecidos por la Fundación.
En caso de que la Fundación decida cambiar la finalidad para la cual se solicitaron los datos personales, se comunicará previamente al Titular sobre el nuevo propósito. Además, se obtendrá una nueva autorización del Titular para el tratamiento de los datos de acuerdo con la nueva finalidad establecida.
Modo de Obtener la Autorización
La Fundación Casa de Colombia podrá utilizar los siguientes mecanismos para obtener la autorización del Titular de los datos personales:
Por Escrito:
- La autorización se podrá solicitar y obtener mediante un documento escrito, que puede ser en formato físico o digital, que el Titular firmará para confirmar su consentimiento.
De Forma Oral:
- La autorización también puede ser solicitada y obtenida de manera oral, siempre que se registre de manera adecuada para garantizar la prueba de dicha autorización.
Mediante Conductas Inequívocas:
- La Fundación podrá interpretar conductas inequívocas del Titular como indicios de autorización. Estas conductas deben ser claras y permitir concluir de forma razonable que el Titular ha otorgado su consentimiento para el tratamiento de sus datos.
Por Medios Electrónicos, Telefónicamente u Otros Medios:
- Se podrá obtener la autorización a través de medios electrónicos, como formularios en línea, correos electrónicos, o telefónicamente. La Fundación podrá utilizar cualquier otro medio que sea adecuado y que permita documentar el consentimiento del Titular.
Nota: En ningún caso, el silencio del Titular será interpretado por la Fundación como una autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Prueba de la Autorización
La Fundación Casa de Colombia se compromete a conservar una copia o prueba de la autorización otorgada por el Titular de los datos personales. La prueba de la autorización se mantendrá en cualquier medio que permita su consulta posterior, ya sea en formato físico o digital, asegurando así que se pueda verificar la existencia y validez del consentimiento en el futuro.
Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamaciones
El Área Administrativa será la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamaciones que los Titulares de datos presenten a la Fundación Casa de Colombia. Este equipo está capacitado para gestionar y resolver cualquier solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales, asegurando que se cumpla con los derechos de los Titulares y con las políticas establecidas.
Mecanismos de Consulta y Reclamación del Titular
El Titular de los datos personales podrá utilizar los siguientes mecanismos para consultar su información, presentar solicitudes de supresión de datos, revocar la autorización otorgada, o solicitar la corrección o actualización de sus datos personales:
Correo Electrónico:
- Los Titulares pueden enviar un correo electrónico a: fundacioncasadecolombia@gmail.com con copia a comunicaciones.casaco@gmail.com
Teléfono:
- También pueden llamar al siguiente número telefónico: +57 310 5000516
Estos mecanismos están disponibles para asegurar que los Titulares puedan ejercer sus derechos de manera efectiva y que la Fundación pueda gestionar adecuadamente todas las solicitudes relacionadas con la protección de datos personales.
Personas Legalmente Autorizadas para Hacer Consultas o Reclamaciones
La Fundación Casa de Colombia atenderá únicamente las consultas o reclamaciones sobre datos personales formuladas por personas autorizadas por la ley. En consecuencia, la Fundación dará trámite a las consultas o reclamaciones formuladas por las siguientes personas:
El Titular de los Datos Personales:
- Quien deberá acreditar su identidad de manera suficiente para demostrar que es el propietario de los datos en cuestión.
Los Causahabientes del Titular:
- Personas que, por herencia u otro derecho legal, han asumido la titularidad de los datos. Deberán acreditar su calidad como causahabientes.
El Representante Legal y/o Apoderado del Titular:
- Quien deberá presentar la acreditación correspondiente de su representación o poder para actuar en nombre del Titular.
Por Estipulación a Favor de Otro o para Otro:
- Aquellas personas que estén facultadas para actuar en nombre del Titular por acuerdo específico, siempre que puedan demostrar esta facultad.
Las Personas que Representan los Derechos de Niños, Niñas o Adolescentes:
- En caso de datos personales pertenecientes a menores de edad, las personas autorizadas para representar y proteger los derechos de niños, niñas o adolescentes podrán hacer las consultas o reclamaciones correspondientes.
Estos requisitos aseguran que solo las personas con la debida autoridad o vínculo legal puedan acceder o gestionar datos personales, protegiendo así la privacidad y seguridad de la información.
Tratamiento de Datos de Menores
La Fundación Casa de Colombia procederá con la recolección y tratamiento de los datos personales de menores de edad bajo estrictas condiciones de protección y legalidad. Los datos de menores serán recolectados únicamente en las siguientes circunstancias:
Autorización Expresa:
- La recolección de datos personales de menores de edad se realizará solamente con la autorización expresa de los padres en ejercicio de la patria potestad o de los tutores (representantes legales). Esta autorización debe ser clara y específica para el propósito del tratamiento de los datos.
Propósitos Específicos:
- Los datos personales de menores serán recolectados y tratados únicamente para los siguientes fines:
- Otorgar Apoyo: Datos necesarios para la evaluación y asignación de cualquier tipo de apoyo en favor de los menores.
- Datos Médicos: Información relacionada con la salud de los menores necesaria para el diagnóstico, tratamiento y seguimiento médico durante las jornadas de salud realizadas por la Fundación.
- Uso de Imágenes: Las fotos y videos del menor pueden ser utilizados en Informes de Gestión y presentaciones de la Fundación. Estos materiales pueden ser compartidos con los aliados de la Fundación y publicados en redes sociales para fines de divulgación y promoción de las actividades y logros de la Fundación.
- Cumplimiento de Obligaciones Legales: Datos que se requieran para cumplir con las obligaciones legales vigentes.
- Los datos personales de menores serán recolectados y tratados únicamente para los siguientes fines:
La Fundación se compromete a garantizar que la recolección y el tratamiento de los datos de menores se realicen de acuerdo con las leyes aplicables y con las políticas de protección de datos de la Fundación, asegurando siempre la privacidad y seguridad de la información.
Casos en los Cuales la Fundación No Requiere Autorización Para el Tratamiento de los Datos que tenga en Su Poder
La autorización del Titular no será necesaria en las siguientes circunstancias:
Información Requerida por Entidades Públicas o Administrativas:
- Cuando la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
Datos de Naturaleza Pública:
- Información que califique como datos de naturaleza pública, es decir, aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles, y que puedan estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales.
Casos de Urgencia Médica o Sanitaria:
- Tratamiento de datos personales necesario en situaciones de urgencia médica o sanitaria para garantizar la salud y el bienestar de la persona.
Tratamiento para Fines Históricos, Estadísticos o Científicos:
- Información utilizada para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que se cumplan los requisitos legales para el tratamiento de estos datos.
Datos Relacionados con el Registro Civil:
- Datos que se encuentren en el Registro Civil de las personas, los cuales tienen un carácter público y su tratamiento está regulado por la ley correspondiente.
La Fundación se asegurará de que el tratamiento de datos en estos casos se realice conforme a la normativa vigente y con las medidas adecuadas para proteger la privacidad y la seguridad de la información.
Seguridad de la Información y Medidas de Seguridad
En cumplimiento con el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Fundación Casa de Colombia adoptará medidas razonables para proteger la información personal. Estas medidas estarán orientadas a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos.
La Fundación se compromete a:
- Adoptar Medidas Apropiadas: Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información, ajustadas a los recursos disponibles y a las mejores prácticas en seguridad de datos.
- Actualizar y Revisar: Revisar y actualizar periódicamente las medidas de seguridad para adaptarse a nuevos riesgos y mejorar la protección de los datos.
- Compromiso con la Confidencialidad: Asegurar que el personal involucrado en el tratamiento de datos se comprometa con la confidencialidad y la protección de la información.
La Fundación mantendrá un enfoque proactivo para proteger la información personal en la medida de sus capacidades y conforme a los requerimientos legales aplicables.
Ley, Jurisdicción y Vigencia
La Fundación se compromete a cumplir con la legislación vigente en Colombia en materia de protección de datos personales. Esto incluye, pero no se limita a, las disposiciones establecidas en la Constitución Política de 1991 y las leyes y decretos relevantes en protección de datos, como la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La Fundación se regirá por las normativas colombianas aplicables y por cualquier otra disposición que pueda ser promulgada o modificada en el futuro en relación con la protección de datos personales. En caso de conflicto o ambigüedad en la interpretación de esta política, se aplicarán las leyes colombianas pertinentes y la jurisdicción competente será la de Colombia.
